A nota fiscal faz parte da vida de todos os empreendedores, e por se tratar de um documento que concretiza a venda de um bem ou serviço e valida a operação, é fundamental que a empresa guarde a NF-e (a versão eletrônica da nota impressa) por um determinado período.
Isso requer organização e segurança, uma vez que a quantidade de notas emitidas pode acabar sendo alta, e nesses casos erros podem facilmente acontecer e prejudicar toda a operação.
Continue a leitura para descobrir por quanto tempo você deve guardar notas fiscais, e assim, otimizar toda a organização e assertividade do seu negócio.
Por quanto tempo guardar a nota fiscal?
Antes de falarmos propriamente do período que as notas devem ser armazenadas, é preciso fazer a diferenciação entre nota de entrada e saída, uma vez que os períodos para estes documentos são diferentes.
A nota fiscal de entrada é emitida por fornecedores e confirma que mercadorias e outros insumos foram recebidos. De acordo com o Código Tributário Nacional (Lei n° 5.172/1966), ela deve ser armazenada por 5 anos.
Já a nota fiscal de saída é emitida quando a empresa vende um produto. Ela possibilita que os gestores possam ter um controle realmente efetivo do estoque, do faturamento, da gestão de novos pedidos e assim por diante. De acordo com a Lei Orgânica da Seguridade Social (Lei n° 8.212/1991), essa nota deve ser guardada por 10 anos.
Existem, ainda, outros documentos tributários com determinados períodos de armazenamento, por isso, manter um bom controle fiscal dentro de documentos legais é primordial para a segurança da sua operação.
O que pode acontecer em caso de perda?
Guardar as notas fiscais corretamente é mais do que uma boa prática, ela é uma obrigação legal, pois, ao decorrer dos anos a Receita Federal pode solicitar os documentos para análise tributária.
Caso a empresa não possa comprovar através das notas, a multa por cada arquivo XML de nota fiscal perdido pode chegar a mil reais ou até mais, o que representa um valor considerável, especialmente ao analisar as notas fiscais emitidas e recebidas.
Sem a nota fiscal, a empresa não pode vender equipamentos e outros bens adquiridos pois não há como comprovar a legalidade dessas aquisições, e, ainda, a empresa perde a garantia sobre bens comprados.
Ou seja, estabelecer estratégias para que esse armazenamento seja assertivo e cumprido corretamente é essencial para manter a sua operação logística em conformidade com a tributação.
Como armazenar a nota fiscal?
Além de segurança, na hora de realizar o armazenamento das notas fiscais é preciso considerar também a acessibilidade, uma vez que gestores precisam ter um acesso fácil aos documentos.
Nesse sentido, a nuvem é uma excelente solução, uma vez que vinculada ao software de gestão ela possibilita um arquivamento mais versátil e assertivo, com backups periódicos e diferentes mecanismos de segurança como a criptografia.
Isso facilita o acesso do gestor, ao mesmo tempo em que promove mais assertividade e otimização do tempo, ou seja, vale a pena investir em soluções tecnológicas que promovam a segurança e agilidade no acesso às notas fiscais.
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