Embora gerenciar transações em dinheiro seja algo rotineiro e comum, ainda é um processo passível de erros básicos e complexos. Parece realmente simples: você aceita o dinheiro, conta, classifica, fornece o troco e, eventualmente, o deposita. Mas o que você pode não perceber é que a gestão de caixa requer um processo minucioso sendo, portanto, necessário dedicar algum tempo para analisar o processo de manuseio de dinheiro.
Caso você decida não fazer isso por achar que não é algo que faça diferente, pode ser que esteja colocando a conveniência do seu posto de combustíveis mais suscetível a erros e prejuízos. Quanto mais erros você cometer no gerenciamento de caixa, mais isso irá consumir a sua lucratividade.
Abaixo listamos alguns erros comuns que você pode não perceber que está cometendo em sua loja de conveniência.
1. Ausência de treinamento para o manuseio do dinheiro
O manuseio do dinheiro pode parecer um processo que não requer planejamento, treinamento ou um grande processo. No entanto, o treinamento de manuseio do dinheiro para seus caixas será uma grande ajuda para servir como base para maior precisão e eficiência. Isso ajudará a garantir que todos os colaboradores lidam com o dinheiro da mesma forma e da forma mais adequada para o seu negócio, o que reduzirá as discrepâncias e tornará todo o processo mais rápido e fácil para todos os envolvidos.
Faça uma lista de verificação de todo o processo de manuseio de dinheiro, desde o recebimento até o depósito bancário e todas as etapas intermediárias, após isso certifique-se de que os colaboradores seguem rigorosamente.
2. Muito dinheiro disponível
As lojas de conveniência naturalmente já correm maior risco em relação a roubos e furtos do que outro tipo de loja, e permitir que seu caixa esteja cheio de dinheiro em algum ou alguns momento do dia só aumentará seu risco. É preciso ter um processo em relação a isso que permita que você realize depósitos sempre que houver uma quantidade “x” de dinheiro ou algo do tipo, para que você determine um valor máximo para se ter na gaveta e não corra riscos desnecessários ou seja um alvo fácil de algum crime.
3. Os colaboradores contam o dinheiro em qualquer lugar
Outra coisa que coloca em risco a conveniência é permitir que os colaboradores contem o dinheiro na caixa registradora. Embora isso possa ser conveniente para o colaborador, faz de você um alvo fácil. O ideal é que o dinheiro só seja contado fora da vista da área de venda e os colaboradores devem estar sempre atentos ao que está acontecendo no estabelecimento no momento da contagem.
4. Garanta total segurança ao realizar os depósitos
A atenção e segurança precisam ser máxima sempre que o dinheiro estiver sendo manuseado e transportado. É uma boa ideia lidar com depósitos apenas em horários de baixo tráfego e variar esses horários ao longo do dia para evitar padrões. Os gerentes devem sempre informar aos colaboradores quando estão fazendo um depósito, e todos devem ser treinados para serem discretos e estarem alertas quando esses depósitos ocorrerem.
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