Uma comunicação interna que atue de maneira estratégica para cada equipe e para a organização como um todo é um desafio para a maioria das empresas. Isso porque o que muitas organizações não descobriram, é que a comunicação interna não é tanto sobre interação ou as formas de se expressar. É sobre o meio pelo qual a empresa e os colaboradores se comunicam.
Usar meios de comunicação diversificados prejudica a efetividade das operações da organização e limita a liderança. O WhatsApp é usado para delegar tarefas, o e-mail para alinhar informações, projetos ocorrem com atualizações sobre o andamento em múltiplas plataformas, feedbacks são dados sem qualquer registro e tantas outras formas de compor uma comunicação descentralizada que já é rotina nas empresas e passa despercebido.
É rotina e é comum. Mas não deveria ser assim. Uma má comunicação gera incertezas, baixa produtividade, boatos e ressentimentos, prazos perdidos e tarefas não realizadas.
Por isso, a busca e manutenção de uma comunicação interna precisa e deve ser buscada com urgência e tratada com a importância que ela possui. Mais do que clareza, transparência e agilidade, a comunicação interna tem papel estratégico.
8 passos essenciais para a comunicação interna de qualquer empresa
Para te ajudar nesse desafio de identificar e melhorar o nível da sua comunicação interna, elaboramos 8 dicas estratégicas que elevarão a efetividade da comunicação da sua empresa e a performance do seu time.
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Tenha um ambiente dedicado exclusivamente para comunicação corporativa
Redes sociais são os canais mais eficientes para conectar pessoas em torno de objetivos comuns e estabelecer sua comunicação. Mas elas precisam ser focadas na rotina e necessidades de uma organização corporativa para agir efetivamente na comunicação interna. O ideal é que toda empresa tenha uma rede que seja o seu canal oficial de comunicação, possibilitando que os colaboradores tenham acesso a tudo que está acontecendo na empresa, independentemente de onde estiverem – presencial ou remotamente – ou o que estiverem fazendo.
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Organize uma agenda coletiva e transparente
Para exercer uma eficiente gestão do tempo e para que os colaboradores estejam sempre informados sobre todos os compromissos e horários a cumprir, crie uma agenda coletiva, que possa integrar com Google Agenda e Outlook, que são ferramentas que otimizam essa organização e das quais a grande maioria das pessoas já é usuária. A agenda colaborativa também permite saber se a pessoa com quem você precisa falar está disponível e agilizar o processo de marcar uma reunião ou algo nesse sentido.
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Realize pesquisas entre os colaboradores
Quando você conhece melhor as habilidades, intenções e objetivos dos seus colaboradores, fica muito mais fácil executar ações que envolvam a todos, pois você saberá como melhor distribuir funções e quais resultados esperar. Portanto, constantemente elabore pesquisas e questionários aos colaboradores para extrair valiosos indicadores e relatórios. Isso é capaz, por exemplo, de impedir que você implemente uma ação que será mal vista ou não aderida, pois antes de executá-la você pode pedir a opinião dos colaboradores.
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Ofereça treinamentos e capacitações aos colaboradores
A forma mais eficiente de ter colaboradores sempre atualizados e com conhecimento relevante para compartilhar e aplicar em suas funções, é oferecendo periodicamente treinamentos e capacitações. Por isso, faça tudo de maneira organizada: estruture a realização dos treinamentos de modo a ter uma gestão completa e responsável dessas capacitações para ter controle sobre as datas e andamento de cada treinamento e, inclusive, monitorar o orçamento de cada um.
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Dedique-se à gestão de projetos e tarefas
Organizar, analisar e avaliar cada projeto e tarefa parece muito exaustivo, mas sem sombra de dúvida, é a forma menos trabalhosa de garantir que tudo saia como desejado. Por exemplo, você pode utilizar o método Kanban, que tem origem japonesa no sistema Toyota de produção e é bastante simples, pelo qual você utiliza cartões para acompanhar e gerenciar o andamento de cada etapa dos processos.
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Realize avaliações de desempenho
Avaliar o desempenho dos colaboradores é a forma mais eficaz de analisar e manter históricos do desenvolvimento de cada um na empresa. Realize essas avaliações gerenciando os registros de feedbacks com os quais será possível estruturar o PDI, Plano de Desenvolvimento Individual e o PDE, Plano de Desenvolvimento de Equipe.
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Gerencie a atuação dos seus colaboradores por contas
Este é um dever especialmente dos gestores. Por meio da realização de todos os passos que apresentamos acima, principalmente, a criação de um canal de comunicação, onde cada colaborador tenha um usuário, é possível fazer um gerenciamento por meio do qual se extrai indicadores e analisa dados sobre a atuação de cada colaborador.
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Centralize o andamento dos projetos
Invista num gestor de projetos eficiente e que dê a oportunidade de realizar todas as delegações, alinhamentos, observações e de acompanhar a produtividade de cada uma das partes envolvidas individualmente. Dessa forma, você poderá identificar possíveis problemas pontuais e garantir que cada atualização está sendo vista e acatada.
VIASOFT e Rede Nela
Todos esses passos são fundamentais e complementares entre si. E mais importante: sem uma ferramenta que automatize cada um desses passos é quase impossível realizá-los. O Nela é a rede social corporativa desenvolvida pela VIASOFT, uma empresa que acompanha a rotina de milhares de empresas e suas necessidades desde 1990.
A rede Nela é um canal de comunicação completo para a sua empresa e foi desenvolvida com base nas boas práticas de gestão e em conectar líderes e liderados entre si e entre seus objetivos.
Para cada um dos passos supracitados, o Nela possui um módulo, garantindo que você aumente a produtividade das suas equipes e finalmente possa inserir a comunicação interna como uma das suas ações estratégicas.
Conheça mais sobre o Nela e sobre como ele pode te ajudar a vencer os desafios da gestão.
