Contar com uma grande e competente equipe financeira não vai garantir que você tenha total controle do fluxo de caixa da sua empresa se você não dispensar um cuidado rigoroso à conciliação de cartões.
Cada vez mais é necessário atentar às operações com cartão, porque caminhamos para a total eliminação das transações com dinheiro em espécie. Como bem ilustrado pelos dados da Abecs – Associação Brasileira das Empresas de Cartão de Crédito e Serviços: no Brasil, os consumidores usam cartões de crédito todo mês e desses, quase 50% fazem o uso semanalmente.
No segmento de materiais de construção, os empresários tendem a não realizar uma análise diária ou semanal das suas entradas por cartão, uma vez que o fluxo de clientes nesse segmento de varejo não é tão recorrente como em alimentos, por exemplo. No entanto, justamente por esse motivo, o cuidado deveria ser redobrado, pois o número de pagamentos com cartão efetuados de forma parcelada é muito maior, o que exige uma conferência de dados constante.
Você está satisfeito com a conciliação de cartões executada pelo seu atual sistema de gestão?
Se sim, ótimo. Mas ainda assim, você deveria fazer uma conferência mais aprofundada, afinal, é muito comum haver erros, porque em cada transação com cartão que leva apenas segundos tudo isso acontece:
Os terminais eletrônicos que processam o pagamento com cartão são dispositivos que
– Leem as informações do cartão de crédito ou débito do cliente;
– Verificam se os fundos na conta bancária do cliente são suficientes para a compra;
– Transferem os fundos da conta bancária do cliente para a conta da empresa (ou ao menos, contabilizam para transferência pela rede de cartão de crédito).
– Registram a transação e imprimem um recibo.
Há realmente como estar certo, em 100% do tempo, de que todos os pontos de venda da sua loja que fornecem opção de pagamento com cartão efetuam a transação da forma correta depositando na conta da empresa a quantidade certa? Com tantas falhas tecnológicas possíveis e com tantas fraudes com cartão de crédito registradas no país diariamente, vale um double-check.
A questão é, como você faz essa dupla verificação? De forma manual com grande perda de tempo da equipe e deixando todo o setor financeiro passível a erros?
Esse é um processo moroso e minucioso que com toda a tecnologia empresarial disponível no mercado, não há mais por que ser feito manualmente.
E uma coisa que sempre se deve ter em mente sobre a conciliação de cartões, é que ela é um processo de fundamental importância para a saúde financeira das empresas e que não acaba no momento da transação.
Por isso o seu sistema de gestão, a partir da conciliação de cartões, deve guardar todas as informações sobre a base de clientes e operações efetuadas, para constantemente acompanhar possíveis anormalidades como contestações de compras vindas de algum consumidor. A conciliação garante o recebimento dos pagamentos com cartão em 3 etapas, nas quais é crucial que os dados sejam os mesmos.
– Etapa das vendas registradas pelas operadoras dos cartões;
– Etapa das vendas registradas no seu sistema de gestão pelo pdv;
– Etapa das entradas no seu extrato bancário.
A gente poderia ficar falando de vários outros pontos aos quais você deve prestar máxima atenção. Mas para já, que tal conhecer uma solução para sua loja, que efetua a conciliação de cartões de forma totalmente confiável, 100% segura e com mais agilidade que as demais atuantes no mercado?
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