Para otimizar a gestão de compras, departamento essencial para seus negócios, muitas empresas grandes estão se voltando para o abastecimento estratégico, uma abordagem sistemática e baseada em fatos para melhorar as atividades de compra de uma organização. Mesmo assim, muitas empresas prejudicam a capacidade de seus departamentos de cumprir com êxito essas responsabilidades ao utilizar tecnologias e recursos desatualizados para avaliar fornecedores, por exemplo, sobrecarregando seu pessoal de compras com tarefas repetitivas e de baixo valor.
Ao mesmo tempo, muitos fornecedores veem o processo pelo qual seus clientes os avaliam como um mistério. Eles não têm uma compreensão clara de seu próprio desempenho e de sua posição em relação aos concorrentes. Mesmo quando seus clientes fornecem dados de desempenho concretos, os fornecedores muitas vezes temem que os dados sejam imprecisos, desatualizados ou tendenciosos. Essa situação torna mais difícil o engajamento e progresso da empresa no abastecimento estratégico.
O que pode ser feito para resolver esse dilema e inserir uma gestão de compras estratégica por meio de uma avaliação mais completa da base de fornecimento de uma organização? A resposta está na aplicação de Business Intelligence (BI) para compras.
Uma ferramenta de BI para uma gestão de compras estratégica
Uma ferramenta de Business Intelligence usa analytics e várias tecnologias para extrair dados brutos de um ERP, WMS ou outras fontes de dados e depois convertê-los em insights e relatórios acionáveis. O BI é capaz de resumir os dados em informações significativas, com informações atualizadas diariamente, facilitando e simplificando a tomada de decisões. Esse recurso pode ajudar as empresas a resolverem diversos problemas, muito além das compras.
Graças aos avanços recentes nos recursos das ferramentas de BI integradas aos sistemas ERP e WMS, ao invés de tomar decisões com base no feeling, as empresas agora podem aproveitar as vantagens da tecnologia para terem inteligência acionável nos negócios. Essas ferramentas de BI podem classificar os dados volumosos disponíveis para executar rapidamente consultas aos indicadores, emitir relatórios de indicadores-chave de desempenho (KPIs), atualizar painéis e gráficos diariamente e até mesmo realizar análises preditivas dos negócios.
Identifique os critérios mais importantes para a gestão de compras
Como uma empresa pode usar os dados disponíveis pela ferramenta de BI para avaliar fornecedores estratégicos? O primeiro passo é decidir quais fatores são os mais importantes para avaliar durante a avaliação. As empresas tradicionalmente usam critérios como preço, qualidade, pontualidade na entrega e serviço para avaliar os fornecedores. Mas havia duas dificuldades com essa abordagem. Primeiro, os dados costumavam estar desatualizados. E, em segundo lugar, muitos dos critérios baseavam-se em julgamentos subjetivos e não em fatos.
O BI supera esses dois impedimentos fornecendo métricas verificáveis em tempo real. Além disso, uma empresa pode definir seus próprios critérios de avaliação, desde que os dados relevantes estejam disponíveis. Além disso, o BI pode variar a importância relativa de um ou mais fatores com base no produto ou serviço. Por exemplo, pode-se supor que o preço é o fator-chave para avaliar qualquer fornecedor. No entanto, em algumas situações, a qualidade e a entrega no prazo podem ser mais importantes, porque um produto ou material crítico que falha ou não chega quando necessário é inaceitável, independentemente de quão bom seja o preço. Com as ferramentas certas isso não é um problema, os critérios podem ser facilmente modificados conforme necessário.
Usando os principais indicadores e insights
Uma vez que os critérios críticos tenham sido estabelecidos, é fácil desenvolver as métricas que serão usadas no processo de avaliação do fornecedor estratégico. A maioria dos programas de BI oferecem possibilidades de relatório para itens como gastos, demanda e desempenho. Dependendo de quais fatores são mais importantes para um determinado produto, um peso pode ser atribuído a cada um, para que uma pontuação geral possa ser calculada.
O principal método de exibição de dados em soluções de BI é por meio de um dashboard. Seu uso cria uma situação benéfica tanto para o comprador quanto para o fornecedor, pois incentiva os fornecedores a melhorar seu desempenho.
Por exemplo, se o fornecedor vê que seus preços e qualidade são bons, mas sua entrega no prazo está abaixo do padrão, ele saberá exatamente onde concentrar seus esforços para ser mais competitivo. Quando as informações relevantes não estão disponíveis, ou leva muito mais tempo para serem obtidas, o fornecedor pode perder negócios sem saber o motivo.
A solução de BI pode informar ao comprador o quão bem cada fornecedor se compara a seus concorrentes. Também informa aos fornecedores os critérios pelos quais eles e seus concorrentes serão avaliados, criando uma competição saudável entre eles. Se um fornecedor estratégico vê que tem pontuações altas em qualidade e entrega no prazo, mas tem uma pontuação geral baixa, ele pode ser incentivado a reduzir seus preços para ser mais competitivo. Ao compartilhar dados de desempenho com fornecedores, no entanto, é importante que eles conheçam os critérios gerais usados para avaliar seus produtos e desempenho.
União perfeita
Uma ferramenta de BI representa a união perfeita entre a gestão de compras estratégica e tecnologia da informação. O BI fornece os dados necessários para o tomador de decisão certo no momento correto. Ele permite que o departamento identifique os elementos de dados críticos necessários para avaliar fornecedores estratégicos e acompanhar de perto o desempenho da área.
Conheça uma ferramenta de BI competente
O Viasoft Analytics, a ferramenta de BI da Viasoft, é resultado de um profundo estudo de mais de um ano sobre as principais necessidades e desafios dos gestores na hora de tomar decisões. A partir dos principais pontos identificados por gestores de diferentes áreas, foram desenvolvidos 5 dashboards: Análise de Vendas e Metas; Análise de Estoque; Análise de Compras; Fluxo de Caixa; Análise de RH.
Através das informações coletadas pelo ERP (Agrotitan, Construshow, Forlog e/ou Petroshow), o Viasoft Analytics trata os dados e apresenta, através de painéis claros e de fácil assimilação, gráficos, porcentagens, comparativos e insights valiosos para a gestão.
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