Em 2020, foram registradas 14.159 ocorrências de roubos de cargas, o que só denota a importância da segurança e da eficiência que o gestor precisa ter ao cuidar do armazém de grãos. O monitoramento eficiente é um dos grandes pilares para a mudança desse cenário.
Uma vez que, infelizmente, qualquer negócio está suscetível à fraude, a melhor opção é analisar quais são os riscos e a melhor maneira de gerenciá-los de uma forma otimizada e eficiente, buscando a diminuição dos impactos destes no armazém.
Quais as principais causas de fraude no armazém de grãos?
As fraudes acontecem em pontos frágeis da operação agrícola, que podem ser isolados ou correlacionados. Nesse contexto, algumas áreas podem acabar tendo maior influência desses casos, sendo elas: Almoxarifado, Classificação, Balança/Pesagem, Descarga e Expedição.
Algumas das principais fraudes encontradas nestes setores têm relação direta com processos de coleta, classificação e análise dos grãos, além do registro de cargas fantasmas ou alterações por parte dos motoristas durante o processo de pesagem.
Sendo assim, é necessário que os gestores invistam em processos mais seguros, no gerenciamento de risco e no treinamento e contratação de novos colaboradores, a fim de evitar maiores prejuízos e preocupações.
Passos para evitar a fraude no armazém de grãos
A prevenção de perdas só é eficaz quando realizada de forma programada e periodicamente, quando há um sistema e uma cadeia de ações que visam evitar erros, e não esperam que o erro aconteça para lidar com o gerenciamento de crise. Isso quer dizer que o processo de prevenção de perdas deve fazer parte da gestão do armazém.
Visando diminuir a incidência de fraudes e incluir a adoção de práticas de monitoramento e controle na armazenagem de grãos, alguns dos passos que podem ser seguidos para evitar casos de fraudes são:
Identifique e mapeie os processos dos setores com maiores exposições
Primeiro é preciso mapear as áreas de maior fragilidade dentro da gestão do armazém, e, nesse mapeamento, entender quais delas podem causar os maiores prejuízos. É nesse contexto que ter processos bem definidos e uma equipe bem treinada faz toda a diferença.
Realize um passo a passo de como as atividades são desempenhadas atualmente, a fim de identificar possíveis problemas. Faça treinamentos constantes com a sua equipe e alinhe boas práticas com todos, para que cada colaborador esteja preparado para contribuir com um processo mais seguro, ágil e eficaz.
Estruture um processo logístico
Ter processos logísticos bem estruturados é indispensável, uma vez que essa prática tem impacto direto na diminuição dos riscos de fraude em armazenagem de grãos. Ou seja, as rotinas precisam ter uma análise de conformidade, assim como o item anterior.
Além disso, é possível também dedicar investimentos na criação de uma verificação de segurança e realizar novas auditorias em intervalos de tempo específicos, a fim de mapear vulnerabilidades do processo logístico de grãos e estabelecer estratégias para combatê-los.
Tenha uma política de prevenção de perdas
Uma política de prevenção de perdas funciona como uma estratégia que previne, combate e reduz as perdas na armazenagem de grãos, ou seja, é uma prática essencial dentro de uma gestão efetiva que busca a redução das perdas e fraudes.
Dentro dessa política é importante que os gestores conscientizem toda a equipe sobre a importância das perdas no resultado da empresa e incentivem uma mudança cultural dentro da operação, ou seja, implementar essa política com clareza é essencial para que as fraudes possam ser evitadas.
Conte com um sistema e automatize de atividades
Por fim, um dos itens mais essenciais para evitar perdas e fraudes no armazém de grãos é investir na automação de processos e ter um software de gestão especializado, ágil e confiável.
Além de otimizar a segurança e garantir processos mais eficientes, um software especializado diminui consideravelmente a chance de erros humanos e/ou equívocos que possam gerar perdas significativas na produção.
Com o software certo, é possível automatizar atividades como classificação de grãos, pesagem, cadastro de veículos e motoristas e muito mais.
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