Uma ferramenta de gestão de projetos robusta é a chave para impulsionar o sucesso comercial de qualquer organização. Existem muitas partes, equipes e setores envolvidas em projetos complexos e ter um bom gerenciamento do progresso e tarefas é necessário para manter todos alinhados e dentro dos prazos.
Para ajudar você a saber quais impactos positivos sua equipe e organização teriam se contasse com uma ferramenta de gestão de projetos, criamos uma lista com alguns dos principais benefícios e vantagens e o que você deve procurar numa ferramenta para considerá-la competente. Confira.
Recursos de colaboração da equipe
Boas ferramentas de gestão de projetos oferecem aos membros da equipe uma maneira fácil de se comunicar e colaborar sobre o progresso e as metas do projeto. Os gerentes de projeto precisam ter todos na mesma página, ser capazes de ajustar prazos e resolver problemas sem enviar e-mails ou ligar para várias pessoas diferentes para obter respostas.
A ferramenta escolhida deve dar aos membros da equipe mais controle e aumentar a visibilidade em toda a organização. Elas fornecem aos colaboradores um local central para gerenciar e compartilhar o trabalho, dessa maneira, todos permanecem na mesma página e o trabalho não será duplicado devido à falta de comunicação.
Para os líderes, é mais fácil gerenciar a carga de trabalho da equipe, identificar quem está tendo um bom desempenho, quem pode ter muito trabalho e quem está precisando de ajuda.
Ferramentas completas para a gestão dos projetos também contam com soluções de mensagens diretas integradas, com chat individual, por grupos ou para a empresa inteira, centralizando a comunicação. Dessa maneira, é possível economizar tempo, dando aos membros da equipe uma oportunidade para colaborar sem a necessidade de envio de e-mails intermináveis e reuniões longas e improdutivas.
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Compartilhamento e armazenamento de arquivos
Você já perdeu muito tempo vasculhando seu e-mail ou arquivos de computador tentando encontrar um documento ou relatório por não lembrar quem o enviou para você? Uma ferramenta de gestão de projetos pode eliminar problemas como esse, pois incorpora o compartilhamento e o armazenamento de arquivos. Cada projeto pode ter sua própria seção de armazenamento de arquivos, para que você possa acessá-los facilmente a qualquer hora e em qualquer lugar. As melhores ferramentas também ajudarão a eliminar relatórios manuais e gerar relatórios automaticamente.
Responsabilidade em relação a metas e tarefas
Colocar metas, prazos, marcos do projeto e atribuir tarefas a membros individuais da equipe é uma coisa. Responsabilizar as pessoas por essas metas e prazos é outra. Uma boa ferramenta de gestão de projetos tem recursos que ajudam as pessoas a acompanharem o progresso em relação às metas e objetivos de forma transparente
Cada membro do projeto pode visualizar – se assim for permitido ao seu usuário na ferramenta – o progresso de seus colegas de trabalho e/ou liderados, bem como a quantidade de metas que cumpriram. As pessoas são naturalmente mais propensas a cumprir uma meta ou tarefa quando ela é registrada publicamente, portanto, a transparência ajuda a aumentar a produtividade.
Recursos de gerenciamento de tarefas
Uma ferramenta de gestão de projetos deve sempre incluir ferramentas de gerenciamento de tarefas fáceis de navegar. Permitindo facilidade para criar listas de afazeres e gerenciar prazos, atualizando a equipe automaticamente. As listas de verificação são uma ferramenta poderosa de gerenciamento de tarefas que permite aos membros da equipe otimizarem seus processos.
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Segurança
Sua ferramenta para a gestão de projetos deve garantir a segurança das informações. Muitos projetos têm orçamentos e informações confidenciais de seus clientes armazenadas, é preciso ter barreiras para impedir que esses dados vazem ou sejam roubados de alguma forma. Antes de escolher qualquer ferramenta para o seu negócio, tenha certeza de que o seu fornecedor se preocupa com a proteção de dados tanto quanto você.
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