A padronização de processos é a ação que visa organizar, otimizar e padronizar as demandas de uma empresa. Ou seja, consiste em elaborar cada sequência de tarefas necessária à execução das operações. Através dela, uma empresa é capaz de reduzir desperdícios e aumentar a eficiência, qualidade e rentabilidade, gerando efeitos na experiência do cliente e na sustentabilidade financeira do negócio. Abaixo, vamos explicar o porquê da importância das empresas se dedicarem à padronização e como é possível alcançá-la de maneira sustentável.
A importância da padronização de processos
As empresas vêm passando por um importante processo de estruturação para uma nova era da economia, além da recente crise, a logística tem passado pelas transformações da indústria 4.0 (falamos sobre isso em nosso blog, leia clicando aqui). Nesse cenário, é preciso se dedicar à automação de processos, tecnologias inteligentes e entrega otimizada para ser capaz de cumprir uma série de novos e antigos requisitos do mercado e dos consumidores.
Sem padronizar os processos, é impossível atingir o nível ideal de estruturação. Mesmo que o consumidor exija customização, até mesmo os processos de entrega precisam ser padronizados.
Os benefícios da padronização
Além da realidade atual, que exige processos otimizados, há benefícios diretos na padronização de seus processos que impactam diretamente no nível de produtividade, qualidade do serviço e lucratividade. Confira.
Aumento de produtividade
Com processos regulares e padronizados a produtividade geral aumenta. Do administrativo ao chão de fábrica, os colaboradores são capazes de produzir mais por saberem o que estão fazendo e, de certa forma, terem um guia na hora de realizar qualquer coisa, minimizando possíveis erros e economizando tempo.
Redução de custos
Padronizar os processos também é sinônimo de automação. Ao automatizar processos que antes eram feitos sem registro ou com registros em papéis, como o picking, a possibilidade de que erros ocorram é muito menor, com isso, os custos são reduzidos, pois o tempo, recursos e mão de obra vão para o fluxo de processos, e não para a resolução de problemas.
Maior eficiência
“Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, e não há sucesso no que não se gerencia. ”William Edwards Deming
Esse ciclo descrito por Deming explica com precisão os motivos pelos quais a padronização dos processos é vital para o sucesso do negócio. Processos padronizados oferecem maior controle e, o mais importante, asseguram o registro do que está acontecendo na empresa, apenas com dados é possível monitorar e gerenciar, seja um processo ou os colaboradores. Gestores e o próprio negócio só têm as rédeas sobre a qualidade de serviço, o crescimento e as expansões dessa maneira.
Como alcançar a padronização dos processos?
Determine os objetivos
Comece determinando seus objetivos para cada processo. Eles devem estar alinhados com as estratégias de negócios e devem comunicar claramente o que cada um deles pode fazer para o sucesso da empresa.
Eleve o fluxo de atividades
Com base nos objetivos e metas, você deve observar o processo como é feito hoje. Por exemplo: a emissão de notas fiscais inicia-se com a importação automática de encomendas, segue-se a verificação dos dados a partir de um checklist e termina com o envio dos arquivos ao cliente. Cada detalhe, em cada uma dessas etapas, precisa ser observado e registrado.
Processos de redesenho
Depois de analisar o modelo atual, é hora de trabalhar na otimização do processo . Eles precisam ser avaliados e redefinidos para estabelecer um padrão e melhorar os resultados.
Você pode ter tudo isso com um WMS
Um bom sistema WMS é o meio de alcançar a padronização dos processos sem grandes dificuldades. Além de levar à gestão de armazém maior poder de gerenciamento, automação dos processos e competitividade no mercado, todas as suas ferramentas e funcionalidades são baseadas nas melhores práticas de gestão, significando que você não apenas terá processos eficientes, mas que terá processos que realizam o máximo com o mínimo de recursos possíveis.
O Forlog é o sistema WMS da Viasoft, empresa com mais de 30 anos de expertise e know-how. Ele foi desenvolvido para atender os mais diversos modelos de negócio do setor logístico de maneira especializada. Além disso, está sempre atento às mudanças e necessidades do mercado, desenvolvendo ferramentas como o armazém virtual 3D e oferecendo aos seus clientes ferramentas inteligentes, completas para empoderar empresas e potencializar seus resultados.
Saiba mais acessando viasoft.com.br/forlog
