A gestão de armazém envolve organizar, gerir e manter todos os processos que ocorrem dentro — e até fora — do armazém, para que funcionem da forma mais fluida e eficiente possível. O sucesso das operações dependem de outras operações, tanto erros quanto acertos acontecem num efeito dominó. Por isso, a gestão de armazém é uma das áreas de negócio que mais precisam de atenção, identificação e resposta rápida aos possíveis erros.
Na maioria dos casos, erros são identificados apenas após o processo mal sucedido ter sido iniciado ou até mesmo após ter sido concluído. O conhecimento prévio sobre o que pode dar errado e a forma certa de resolver problemas gerará um impacto não só na fluidez, mas nos lucros do seu negócio.
Por isso, listamos os 4 erros mais comuns na gestão de armazém e como você pode evitá-los.
1. Processos repetidos
Você executa várias operações num mesmo item e essas operações são agrupadas para criar fluxos de trabalho. Mas se um fluxo de trabalho não estiver bem organizado, pode acontecer que a operação esteja sendo executada acidentalmente mais de uma vez. Essas redundâncias aumentam seus custos de mão de obra e ocupam um tempo extra quando você precisa voltar e reverter o erro.
Pode ser que várias pessoas trabalhem ao mesmo tempo na separação de pedidos, e como o mesmo pedido é repassado para elas, há uma chance maior de erros, como mais de um coletor separar o mesmo pedido ou mesmo item.
Como evitar: Uma solução é investir em tecnologia, como um sistema completo para a gestão do armazém (WMS), que ajudará você a automatizar os processos eliminando erros como esse através de ferramentas que irão solucionar mais do que apenas esse problema, como a tecnologia de código de barras para escanear os produtos que foram separados para o pedido e fazer com que o sistema notifique o usuário sobre possíveis duplicatas.
2. Má gestão de inventário
Uma má gestão de inventário pode ser a raiz de inúmeros problemas, como: indicação de item em determinado local mas ele não estar lá; estoque insuficiente para o pedido para o qual você já deu um prazo considerando que tinha no estoque; fazer o recebimento, mas não ter onde colocar os itens.
Todos esses problemas podem indicar que seu inventário não tem sido feito com informações consistentes e atualizadas. Erros podem acontecer facilmente quando os processos de verificação de inventário são feitos manualmente, isso deixa muito espaço para erro humano.
Como evitar: Uma maneira de superar esse desafio é contar com um sistema específico para a gestão de armazém que oferece um gerenciamento de estoque consistente. Um WMS coleta primeiro seus dados de inventário por meio do leitor de código de barras e as informações são automaticamente incluídas nele, catalogando os itens, tornando fácil rastrear os itens.
3. Não se preparar para as demandas sazonais
Certos tipos de produtos têm a mesma demanda durante todo o ano, enquanto outros são mais populares em épocas específicas do ano. Fluxos repentinos de demanda que chegam sem você se preparar podem causar muitos prejuízos. É importante estar ciente das tendências atuais do mercado e das flutuações das demandas dos produtos com os quais você trabalha, para que você saiba como gerenciar e organizar as mudanças nos níveis de estoque.
Como evitar: Fique em contato com seus fabricantes, distribuidores, varejistas, transportadores e quaisquer outros parceiros. Dessa forma, todas as partes da cadeia de suprimentos podem ter as mesmas informações sobre as oscilações da demanda. Você também pode usar técnicas de previsão de demanda para descobrir quais produtos que você precisa ter no estoque para a época. Outro fator importante é os itens de forma que agilize a evasão dos produtos sazonais com mais rapidez, colocando-os em locais mais convenientes para movimentação e separação.
4. Má utilização do espaço
À medida que você aumenta sua base de clientes, é provável que as necessidades de espaço do seu armazém mudem. Se você está enfrentando uma escassez de espaço sem esse fator, pode ser que o layout do armazenamento pode não estar sendo o adequado, resultando em subutilização do espaço de armazenamento.
Como evitar: Reveja a organização do armazém periodicamente, assim como o posicionamento de itens de diferentes tipos. Certifique-se de que você está usando da melhor e mais proveitosa maneira possível o espaço disponível, faça quantas mudanças de layout forem necessárias para alcançar uma organização eficiente. Outra dica é contar com um WMS, conhecendo todos os dados e itens do seu armazém, o sistema indica a melhor posição para ele já na hora do recebimento e evita problemas de espaço.
Conheça um WMS completo
Como você pôde perceber, todas as soluções envolvem tecnologia. Isso porque no setor logístico, já não há como trabalhar sem ferramentas tecnológicas que garantam operações consistentes. O mercado é competitivo e os erros, especialmente nessa área, custam muito caro.
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