Todos os dias a sua empresa adquire matérias-primas e materiais. O processo acontece automaticamente: o setor responsável emite as solicitações de itens necessários, avalia os fornecedores, escolhe aquele que é melhor e realiza diversas outras atividades.

Mas você já parou para identificar quais são as falhas no processo de compras da sua empresa?

É bem provável que sua resposta seja não.

A correria do dia a dia, os problemas e imprevistos que surgem dificultam um acompanhamento mais eficaz. No entanto, se você não começar a monitorar essa questão, poderá ter problemas. Isso porque o setor de compras pode aumentar os lucros e fazer a empresa conquistar vantagem competitiva.

Pensando neste problema é que elaboramos uma lista com os principais aspectos que interferem e apresentam falhas no processo de compras e quais cuidados são necessários para garantir que sua empresa consiga potencializar seu desempenho. Veja:

  1. Mapeie os processos

A identificação precisa dos processos permite analisar as falhas existentes e criar ações eficazes, que vão ajudar a solucionar o problema. O mapeamento requer a avaliação de alguns pontos principais, entre eles: fornecedores; entradas, que são as informações e materiais utilizados para que o processo seja realizado; fluxo das atividades; saídas, que são o produto do encerramento de informações e materiais trabalhados;

Essa análise permite desenhar a maneira como os processos ocorrem.É o chamado fluxograma. A partir dele é possível implementar soluções para os problemas e acompanhar os resultados a fim de ter certeza de que o novo método está surtindo o efeito esperado.

2. Utilize indicadores de desempenho

Para que um processo possa ser melhorado é necessário acompanhar seus resultados.

Isso é feito por meio dos indicadores de desempenho, que são ferramentas de gestão que permitem verificar se as metas e objetivos estão sendo atingidos. A mensuração também facilita a identificação de quais recursos e esforços devem ser empregados para que as metas traçadas sejam atingidas.

Se o resultado for negativo, está na hora de pensar qual falha ocorreu, se os recursos são insuficientes ou se o método de trabalho é ineficiente. A finalidade é saber quais processos exigem atenção maior e quais são as estratégias que permitem o alcance dos objetivos.

3. Integre a gestão de compras a outras áreas

A gestão de compras deve estar alinhada com a estratégia do negócio e a outros departamentos. Dois setores que devem estar diretamente relacionados são o estoque e o comercial.

O estoque depende das compras corretas para assegurar que a demanda será atendida e fornece informações para o departamento de Compras a respeito da necessidade de mercadorias e matérias-primas. Já o comercial depende do estoque e, consequentemente, do setor de Compras, para garantir as vendas.

Esse compartilhamento de informações permitirá que os clientes sejam atendidos de modo adequado. Portanto, esteja atendo ao compartilhamento de informações entre os setores, já que a falta de comunicação pode levar a gargalos produtivos e problemas nas tomadas de decisão.

4. Use a tecnologia a seu favor

A tecnologia é sempre uma aliada dos negócios.

Um software de gestão é imprescindível para padronizar processos e identificar falhas no processo que devem ser corrigidas. Isso porque a automatização de tarefas  reduz a quantidade de erros e retrabalhos. E com processos bem definidos, sua empresa dissemina informação e conhecimento entre todos os colaboradores, e não corre o risco de se tornar refém de alguns poucos detentores de informação, que numa possível saída da empresa, levam junto as informações-chave para o desenvolvimento das atividades.

Ou seja, o trabalho se torna mais preciso e as informações ficam centralizadas, podendo ser acessadas pelos colaboradores sempre que necessário.

Uma solução de gestão ainda possibilita gerar relatórios e acompanhar os resultados. Assim consegue-se identificar problemas que devem ser corrigidos para evitar imprevistos maiores.

Gostou de saber como identificar falhas no processo de compras? Isso pode e deve acontecer em todos os setores e processos da sua empresa!

Aproveite as dicas e coloque-as em prática e acabe com suas falhas de compra! Caso precise de ajuda ou mais informações, conheça as soluções Viasoft!

 

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